「忙しくて、マニュアルまで手が回らないそうです」
 
初めて展示会に参加し、大成功を収めました。社長の話を聞いていると、こんな可笑しな言葉が出てきました。
 
「忙しくてマニュアルが作れない」
この可笑しさが解る社長は年商１０億の考え方ができています。解らない社長はきっと下記のような状況に陥っているはずです。
 
「多くの仕事を、自分で抱え込んでしまっている」 か 「全てが、やりっぱなし」

マニュアルを特別なものと考えてはいけません。
マニュアルとは、あくまでも業務の一部であり、業務そのものという認識が必要です。
 
例えば、工場で「在庫管理の仕組みを改善した」ということは、どういうことでしょうか。
これは、マニュアルや仕組みに落とし、多くのスタッフが出来る様にした状態のことをいいます。
思考錯誤してうまくいったものを、残して、展開する、ここまでが仕事です。
もし、マニュアルや仕組みに落とさず、スタッフに指示しただけでは「改善した」とは言えません。
 
検査工程で「検査の基準を変えた」ということは、
検査のマニュアルや基準表を修正し、それをスタッフに周知した状態をいいます。
 
これが当たり前の考え方です。
ですから、「マニュアル作成とは、根本的に、業務の一部という認識」になります。
工場の在庫管理の担当社員は、マニュアルをつくるのは当然の仕事です、
検査工程の担当社員は、検査マニュアルや基準表を修正し、周知することも当然仕事なのです。
 
この当たり前の認識をもっていない会社が多くあります。
そういう会社では、「会社内に、マニュアルが存在しない」という状況になります。

冒頭の会社は、初めてのフェアに出展し、大成功を収めました。
そして、今後も、年２回のペースで出展していくことを決めました。
この日、確認させて頂くと、「マニュアルが忙しくて作れない」という答えです。
 
これが、『マニュアルは業務の一部という会社』では、下記のようになります。
フェアの企画段階からマニュアルをつくり出します。正確には、フェアの運用書や企画書が、そのままマニュアルになります。
フェアの準備期間で決まったことや、そこで検討した内容などを、随時記録に残していきます。
それがそのまま打ち合わせ時の資料になります。そのたびに追記していきます。
そして、フェアが終了すると、関係者が集まって振り返りを行い、その結果をマニュアルに追記します。
 
次のフェアの準備開始時には、そのマニュアルを引き出します。
それにより楽に、より良く運用出来る様になります。
その時には、フェアという業務は、ひとつのルーチンワークとして、部下に渡すことになります。
 
そして、そのフェアが終わった時には、その部下によって、そのマニュアルはまた育つことになります。
このとき、その部下にとっても「マニュアルは業務の一部」になっています。
 
マニュアル作成とは業務の一部なのです。
ですから、「忙しくてマニュアルが作成できない」というのは、可笑しいのです。

『何か新しく始めたら、マニュアルがセット！』
社長は、「新しいことをした時には、一緒にマニュアルをつくる」という思考を身に付ける必要があります。
 
自社のホームページを業者に依頼して作成しました。
今後、更新が必要になります。ですから、運用マニュアルを作成します。
そして、スタッフにそれを依頼します。
それにより、その業務を『ルーチンワーク化』し、スタッフに任せることができるのです。
そして、そのスタッフは、その後、改善したことや社長からの指示を、そのマニュアルに残すことができます。
 
この発想がない社長はこうなります。
自社のホームページを業者に依頼して作成しました。
最初数か月は自分で業者に依頼して更新しますが、段々しなくなります。
その結果、「トピックス欄に、３回ぐらいの更新履歴があり、それは数年前のもの」という格好悪い状態になります。
また、スタッフにも依頼していないので、まだその仕事は社長自身が持っていることになります。
そして、次のリニューアルまで、数年間そのままということになります。
そして、リニューアルしても、また・・・
 
この後者の社長は、すべてがこの状態になります。
人事評価をやり始めても、それを「自分」が持ったままいます。
現場定期監査、全体清掃、会社カタログ、社員研修、忘年会、メルマガの発行、社内報、、、
 
やり始めるのはいいですが、必ずそれを誰かに渡すことが必要です。
でなければ、「自分が言い出さないと動かない」という状態になります。改善もされません。
カタログは古いまま、、、社内報は２回で終わり、、、
 
これが出来ない社長は、その積み重ねの結果、
「多くの仕事を、自分で抱え込んでしまっている」 か 「全てが、やりっぱなし」という状態に陥ります。
 
『何か始めたら、運用はセット。マニュアルをつくり、スタッフに依頼すること』、これを忘れてはいけません。

そんな「マニュアルが無い社長」の元では、
社員にも、当然「マニュアルは業務の一部」という意識が無くなります。
 
その結果、「忙しくてマニュアルが作れません」という、可笑しなことを言うようになります。
もっとひどいと、『マニュアルを作成する担当者を、別に任命する』ことや、『マニュアルの作成を外部に依頼する』ということにまでなります。
これでは、何のための部門であり、社員でしょうか。
マニュアルを作るのが社員の役目、そして、そのマニュアルを使って『多くのスタッフ』を動かすのです。