仕組化できていない会社には、システムは使いこなせない

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仕組化というと、すぐにシステムを入れたがる社長がいます。
「ここをクリックすると、ここに飛びます。」
「このシートに入力すると、自動でこの一覧表も更新されます。」
 
エクセルで組むのは、まだいいのですが、システムまで導入しようとします。私は、「御社には、まだ早いですよ。」と、進言させていただきます。
 
なぜか。
そもそも仕組化できていない会社には、システムは使いこなせないからです。
まず、致命的になるのが、「業務の流れができていない」ことです。
「業務の流れができてない」とは、「情報のバトンリレーができていない」や、「業務の見える化ができていない」、「判断業務が属人的である」状態を意味します。
 
その会社がなぜそんな状態になってしまったかは、はっきりしています。
それは、根本的に、「方針が間違っているから」または、「方針が無いから」です。
方針を文章で出したかどうかは別にして、今までの方針は「業務の流れを仕組化する必要がない」状態だったのです。それらが、『今日まで出来ていない』ということは、社長にも仕組みの発想が無く、仕組化の指示を出せていなかったのです。
 
そして、「あの社員をどうしたらよいのか」や「もっとしっかりしてください」という、人に向かった思考と指示をしてきたのです。そのような会社が、システムを入れても、ダメなのです。
 
 
■システム化には、その会社の根本的な力が必要

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そして、システム化を進めるということは、「決めたことをしっかりやる」という、その会社の根本的な力が、試されることになります。
仕組みと言うものは、それをその通りにやって初めて効果があります。そして、「展開する時には、何日から変えるのかを決めて、全員で一斉に」ということが必要になります。この何日から、という発想もありません。
 
根本的な力がない会社では、この周知してから定着するまでに、すごく時間がかかることになります。
「これから、この欄にこの数字を入れるようにしてください。」と会議で通達しても、やる人とやらない人が出ます。ひどいと帳票を起こさない人までいます。今まで通りの「口頭」で済まそうとします。
 
そして、それを誰も注意することをしません。そのような会社では、決まって「管理者も機能していない」のです。そして社長までが、「困ったものです。」などとのんびりした発言をします。
 
そのような会社に、システムの導入は早いのです。
システム化は、仕組みの発想があり、決めたことをしっかりやれる会社に許されることなのです。
 
それが、出来ていない会社がシステムを導入するとどうなるか、「２重で入力する」という現象が起きます。
今までの、アナログ的な管理を続けながら、そのシステムにもデータを入力しているのです。そのため、転記作業は２回、そして、ペーパーレスのはずが、紙はそのままです。そして、その言い訳に、「いま移行期間です。」と返ってきます。そして、その「移行完了の具体的な日」も決めていないのです。
 
 
アナログが使えて、初めてデジタルが使える

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まずは、アナログで管理できることが必要です。「決めたことが定着する仕組み」、「管理者を機能させる仕組み」が先に必要なのです。
 
そして、実は、そのような会社では、もっとマズイことをやっています。
 
そのシステムを、「社長」が導入してしまうのです。
「社長が、業者と打ち合わせをします」、「社長が、業者に方針を口頭で伝えます」、そして、「出来上がったシステムの社内への説明を、業者にやってもらいます」。
 
この結果、何が起きるのか。
それは、その後のシステムの担当者も、「社長」になるということです。または、ほったらかしの状態になります。
 
システムも仕組みです。仕組みとは、その「瞬間」なのです。
その瞬間の、効率を追求したものです。そのため、必ず『古く』なります。
それ以降もどんどん効率を上げるために改良を続けます。取引先からの新たな要望にも迅速に対応したいのです。法律の変化もあります。そのシステムは、一瞬で『古く』なります。絶えず、迅速に、改良する必要があります。
 
 
最悪は、システムの導入を社長と業者だけでやってしまう

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しかし、システムの導入を社長と業者だけでやってしまったために、その『古く』に対応するのも、社長になります。社長がまた、課題を聞き出し、方策を考え、業者に指示を出すことになります。その導入の経緯を知っている人間も他にはいません。書面にもなっていません。そんな人の途中の仕事を、引き継ごうとする社員もいません。『社長が導入するという最悪を選んでいる』のです。
 
そして、当然、この先の運用のことを考えていません。
そのための運用ルールも更新の計画の概念もありません。その結果、「何年も、変更をしていない」ということが起きます。そして、多くの社員が、「使い難い」と思いながら、我慢して使い続けるという状態になります。社長が担当者だから、文句のひとつも言えません。
 
我々に必要なのは、仕組みと組織に、視点を移すことです。
 
仕組みとは、その瞬間その状況に最適化された、人を動かすための仕掛け。
組織とは、その仕掛けを、その瞬間やその状況に合わせ最適化する、機能を持った人達。
 
この仕組みと組織は、両輪なのです。
そのため、仕組みがダメな会社は、組織もダメ。仕組みが良いなら、組織も良い、となります。
両方一緒に築くことになります。