No.58:マニュアルはつくることよりも、運用のほうが重要

マニュアル化というと
「過去に取組んだけど、いまでは機能していません」と言われる社長は多くいます。

もったいないことです。

マニュアルはつくることよりも、運用のほうが重要になります。
マニュアルの完成度は、それほど重要ではありません。
このマニュアルを軸にした会社を成長させるサイクルを、組織として持つことこそが重要になります。


マニュアル運用をやめてしまう原因を挙げると、下記が主なものになります。
「どれが最新かわからない」「どこに何があるのかわからない」
「各員がバラバラにもっている」「更新されない」
いろいろありますが、
真の原因は、「忘れる」ことにあります。

マニュアルの存在自体を、忘れてしまう。

ですから、その対策をしておく必要があります。
下記に特に重要で効果的なものを2つ挙げておきます。

(1)事務所内に、印刷して1冊のファイルを置いておく
データとしてパソコンやサーバーに保存されていると、いちいち開くことも面倒くさくて、いつしか忘れさられるものです。
また、自由に書き替えられるだけに、最新のものかも解らなくなります。

マニュアルは、紙(アナログ)で使用するのをお勧めしております。
いつも目に留まるところに、手の届くところに置いておくこと。

また、一度周知し定着すれば何度も見返すものではありませんので、各社員に配布でなく、1冊で運用することもいいでしょう。
その1冊をマスターとして、全員がそこに手で追記していきます。


(2)経営計画書に、更新の予定を入れておく。
大きな変更がなければ、その都度更新することも手間になります。
経営計画書の年間計画にマニュアルの更新を予定にいれておきます。


・閑散期の2月にマニュアルを集中的に見直す。

・経営計画発表会の時に更新されたマニュアルおよび重要なマニュアルを全員で読み合せする。
・新入社員研修で使用するマニュアルを3月に見直しを行う。

これで、必ずその時になれば、目覚ましでマニュアルに関する取り組みが起きます。
特にその時に更新がなければなくていいのです、
その時期に、「マニュアルって更新するものありますか?」と話題にできればいいのです。 

 
人間は忘れるものとして、先に対策を打っておきます。

これにより、マニュアルによる成長のサイクルは確実に定着することになります。
経営計画書がまだない、、、のだけど?という声が聞こえてきそうです。

経営計画書がなければ、他の手を考えなければいけません、
でも、この経営計画書に変わる手はありません。


経営計画書とは、将来する行動を決めたものをまとめたものです。
個人に手帳があるように、会社にも今後のスケジュールを書いたものが必要になります。 


マニュアルを適正に運用するには、経営計画書が必要になります。

マニュアルをつくっただけでは、仕組みになっていません。
マニュアルの更新が自動に起きて初めて、仕組みになります。

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